为使市局机关公文管理规范化、制度化，提高工作效率和公文质量，结合实际情况，特制定本制度。
一、公文流转制度
（一）收文办理
1.签收。
（1）政秘科负责收取省生态环境厅电子公文传输系统、市级OA办公系统、其他上级部门和相关部门流转的文件、邮件及快递发送的文件。签收时限1天。
（2）政秘科负责收取市委、市政府和综合楼信箱内文件。签收时限2天。
（3）其他科室通过业务渠道收取的文件需及时转交政秘科进行登记流转。签收时限1天。
2.登记。政秘科对文件进行编号并注明收文时间，同时在收文登记簿和电子收文簿上做好公文的登记工作。
3.拟办及呈办。政秘科机要文书根据文件内容在阅办单上提出拟办意见，经政秘科长审阅后呈相关领导阅示。对于业务较为明确的文件，可由政秘科直接流转至相关科室办理，以提高公文处理效率。
4.转办。相关领导阅示文件后，由机要文书第一时间转发至相关科室或局属单位，接收人须在收文登记簿上签字留存。对于紧急文件，应随到随办，可由政秘科采取呈请相关领导阅示与文件交办同步进行的方式进行流转。
5.催办。政秘科负责根据公文的轻重缓急做好催办工作。各承办科室及局属单位要密切配合，按时限完成文件交办事项。
6.归档。受文科室每月底需将本月办结的公文复印留存后将原件送至政秘科，并在收文登记簿上进行标记。对于领导批示的重要文件，由政秘科扫描复印后留存备份。
7.保密文件按保密规定办理。
（二）发文处理
1.由拟发文科室起草、校对，并附发文稿纸，据实填写信息。
2.审核与复核。发文内容先由拟发文科室负责人核稿，再由分管领导进行复核后交由政秘科进行政务公开及公文格式规范性审核，之后由机要文书编制发文文号并在发文登记簿上进行记录，请示类等重要文稿或涉及面广需由主要领导签发的文件，由机要文书统一呈送。
3.送签。由拟发文科室将发文稿纸、修改稿及最终定稿统一整理成送签套件，呈报相关领导审签或会签（联合发文）。
4.发文。纸质公文印刷盖章后交由发文科室进行分转。需要通过公文传输平台发送的文件，由政秘科机要文书通过市级OA办公系统进行传输。
5.归档。文件归档共存2份，归档件包括文件发文稿纸、修改稿和公文原件。
6.传阅。需传阅的文件由政秘科机要文书整理，呈送局机关县级领导传阅，定期更新一次传阅内容。传阅内容中包含涉密文件的，由政秘科统一负责管理留存。
7.退文。需分管领导签字并注明应转科室。
违反公文流转制度造成后果的科室和工作人员视情节轻重进行追责问责。
二、公文印刷制度
1.机关内部各类文件、会议材料、资料，原则上由局政秘科或委托相关科室自行印刷，政秘科统一审核印刷内容，凡涉密文件严禁复制、拍照、转移私自留存。
2.确需在外印刷的，须经政秘科长批准，并向财务中心报备。未经批准和报备进行印刷的不得结算费用。
3.在外印刷材料范围：
（1）《生态环境要情》；
（2）提交市委常委会、市政府常务会、市深改会、市人大政协全会等市级大型会议和生态环境系统大型会议需统一印刷的文件资料；
（3）材料要求急，印刷数量大，相关科室在规定时间内无法完成的；
（4）其他确需在外印刷的材料。
4.符合在外印刷条件的按以下程序办理手续：
（1）印文科室向政秘科申请，经同意后由政秘科通知指定印刷单位印刷；
（2）指定印刷单位按要求印刷，印文科室派专人在印刷清样和印刷单位任务单上签字后方可印刷；
（3）财务人员在结算时，要逐项严格审查，需有指定印刷单位任务单上业务科室和政秘科共同签字，才能履行报账手续。
三、公文起草报送制度
1.各科室起草报送市委、市人大、市政府、市政协（含其办公室）的请示类、报告类公文和代拟公文文稿（含电子文档），统一由科室负责人签字后，送政秘科修改，修改后反馈科室，并由科室的分管领导复核后按程序报送。
2.各科室代拟的专项工作总（小）结、工作情况汇报，统一由科室负责人签字后，送政秘科修改，修改后反馈科室，并由科室的分管领导复核签字后按程序报送。
3.各科室代拟的分管领导的讲话稿、发言稿等材料，由科室负责人签字后，送分管领导审定；各科室代拟的主要领导的讲话稿、发言稿等材料（业务类），统一由科室负责人签字后，送政秘科修改，修改后反馈科室，并由科室的分管领导审定后送主要领导。主要领导的讲话稿、发言稿（综合类），由相关科室拟写初稿并提供相关素材，由政秘科审定后送主要领导阅示。
4.分管领导讲话录音由业务科室负责整理存档，确需印发的，整理好送政秘科，经主要领导签批后，由政秘科按程序印发；主要领导讲话录音由政秘科负责整理、存档或印发。
5.市委、市政府督查室要求办理的督办件（含领导批示件的办理），由相关科室根据工作进展情况起草，科室的分管领导审定签字后，政秘科通过智慧督查系统报送。
6.各承办（主办）科室办理人大建议议案、政协提案的情况报告材料，统一由科室起草，科室的分管领导审定后，委派一名业务人员与政秘科文书一起，面询答复提出建议议案、提案的人大代表、政协委员。
7.提请市委常委会、市政府常务会议研究的议题，由科室代拟，科室负责人签字后，送政秘科修改，修改反馈科室，并由科室的分管领导审定签字，送主要领导审定，后由政秘科或相关科室负责议题报送。
8.机关各科室要求各分局或局属单位报送相关材料时，需将报送资料的时限、内容等要求拟好，分管领导签字后，提交政秘科，由政秘科统一发布报送通知。
9.负责“四大保卫战”的业务科室（单位），每月需向综合科报送工作进展情况，每半年需报送工作总结。
10.质管科需通过市局网站、微信平台和《生态环境要情》等方式，每月对大气、水环境质量监测报告进行通报。
四、公文档案管理制度
1.文书类档案
（1）政秘科负责于年初将上一年度公文整理后，按要求移交市档案馆留存备查。
（2）政秘科负责于年初将上年度收文原件整编成册备查。
（3）政秘科负责将传阅文件及其他不需转办的文件，按档案管理要求，统一存档。
2.业务类档案
（1）相关科室负责整理质量管理、人事、财务、法律文书等档案，于年初将上一年度档案按要求整理后由政秘科联系市档案馆，并按要求完成入馆手续。
（2）相关科室需建立业务档案目录，备上级单位和其他部门调阅，调阅时需经分管领导同意，并统一进行登记。
五、追责问责
凡在公文运行中出现下列情形的，责任人和分管领导在局党组会议上作出检查，视情节移交驻局纪检监察组予以追责问责。
1.对在公文流转中未按时按要求签收，或推诿扯皮的；
2.在公文督办中发现未按时按要求办结，或出现严重失误的；
3.在公文发文过程中出现错误，或重大失误的；
4.在公文报送中未按程序审签出现错误的，或未按时限要求报送受到上级机关通报批评的。
